Pour faire fonctionner un cercle Hola Hoop, quelques rôles sont nécessaires, on les retrouvera donc dans chaque.

Le premier et l’un des plus importants est le facilitateur. Pour situer son importance je rappellerais juste que pour faciliter il faut faire une formation d’une semaine complète. Vous allez vous dire, « c’est un truc de consultants, on peut s’en passer ». J’ai personnellement fait cette formation, c’est beaucoup de temps, c’est cher, autour de 4000€ de mémoire, mais je ne conseille vraiment pas de partir en Holacracy sans cela. Le rôle du facilitateur est de faire respecter la constitution dans les réunions. Comme ces réunions sont le moteur de l’adoption du nouveau fonctionnement, si les facilitateurs ne maîtrisent pas le processus on fera autre chose que Holacracy.

Un autre rôle structurel dans chaque cercle est le secrétaire, élu, c’est la personne qui va régler les aspects logistiques et va « tenir » le logiciel pendant les réunions. Le secrétaire forme un couple avec le facilitateur, il permet à la réunion d’être efficace et fluide, mieux il connait les possibilités de Hola Spirit, mieux c’est.

Au-delà de ces deux rôles fonctionnels et tournés vers Holacracy, il y a deux rôles structurels importants, le lead link et le rep link. Nous utilisons ces termes de l’anglais car la traduction en français de premier et deuxième lien nous semble confusante.

Le lead link a une fonction fondamentale, c’est lui qui attribue les ressources aux rôles du cercle. Souvent ce sont les anciens managers qui remplissent ce rôle, la grande différence est qu’ils n’ont plus besoin de passer leur temps à tenter d’être au courant de tout, les réunions produisent cette info et beaucoup plus de choses se passent seulement entre les personnes concernées sans relai inutile. En revanche le Lead link a la responsabilité d’attribuer les rôles aux personnes, tant que ce n’est pas fait le rôle lui revient. Le lead link est aussi par défaut membre du cercle « supérieur » ce qui veut dire qu’il assiste au réunions de gouvernance qui vont définir les redevabilités du cercle dont il est lead link. Charge à lui ensuite d’informer son cercle pour qu’il s’adapte en fonction. Si le cercle général produit une nouvelle redevabilité au cercle R&D « suivre les heures éligibles au crédit impôt recherche » le lead link R&D va certainement amener cela en info en triage, il y aura ensuite un projet créé et probablement des redevabilités sur divers rôles et peut être même un rôle nouveau créé pour cela. Le lead link est nommé par le lead link du cercle supérieur. Le lead Link doit aussi s’assurer que les rôles qu’il a attribués sont tenus conformément aux redevabilités, cela en fait évidemment un rôle clé dans l’organisation.

Enfin dernier rôle structurel dans chaque cercle, le rep link, c’est un rôle élu. En résumé c’est ce qui permet à un cercle qui a une tension (comprenez ici problème) et qui ne parvient pas à la traiter au sein de son cercle d’aller la porter dans le cercle supérieur ou un autre cercle. Pour reprendre l’exemple crédit impôt recherche, si le suivi des heures nécessite le choix d’un nouvel outil de gestion des temps qui impacte toute l’entreprise, le rep link demandera par exemple qu’un projet nouvel outil gestion de temps soit créé lors d’un triage cercle général. Cela génèrera d’ailleurs peut être la création d’une nouvelle redevabilité pour le cercle Systèmes d’information…

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