Pour démarrer Holacracy, quelques éléments sont à réunir, un cabinet de conseil tout d’abord; le système est sophistiqué, tout le monde nous alerte, ceux qui y vont seuls se plantent. Nous cherchons donc parmi les quelques cabinets celui qui nous semble le plus proche de notre état d’esprit, nous décidons de signer avec InExcelsis et notamment Jean-Michel Gode.

Enrico et Jean-Marie travaillent avec lui pour établir le plan de démarrage. Nous devons décider par qui commencer, « l’encodage », on dit comme cela en Holacracy. L’encodage est la retranscription de la société telle qu’elle est aujourd’hui, quels sont les cercles existants, quels rôles dans ces cercles, quelles sont les redevabilités des rôles et des cercles, y a-t-il des « domaines » existants, c’est-à-dire des actions réservées à certains rôles ou cercles, tout cela doit être écrit dans HolaSpirit pour refléter au mieux l’existant. Nous devons ensuite envoyer en formation des « facilitateurs », ce sont les premiers animateurs et gardiens du temple, ils vont animer toutes les réunions de triage et de gouvernance en faisant scrupuleusement respecter les processus. 2 personnes partent donc en formation à Londres avec Brian Robertson, l’inventeur, le pape d’Holacracy, il s’agira de Raphaël pour l’équipe France et Guilhem pour Montréal.

Pour l’encodage à proprement parler nous avons un peu de chance, les derniers entretiens annuels, que nous avons appelés « collectuels » pour l’hybride collectif et individuel ont été focalisés sur l’actualisation des descriptions « réelles » des postes de chacun. Si l’on se réfère aux fiches de poste contractuelles, on se rend compte qu’elles ne reflètent quasiment jamais la situation actuelle, nous avions donc fait une sorte de méga mise à jour en groupe. Holacracy constitue fondamentalement une mise à jour permanente de la réalité, soutenue par le logiciel, démarrer par un état assez récent nous a donc permis d’accélérer l’encodage.

Compte tenu de la lourdeur du processus et du budget formation conseil associé, nous avons décidé de démarrer dans un premier temps avec 3 cercles en plus du marketing qui avait démarré de façon autonome : il s’agit des ventes, du support et du cercle général.