Nous sommes désormais formés, il n’y a plus qu’à démarrer, l’encodage (pour ceux qui n’ont pas suivi c’est la définition des rôles dans le logiciel Hola Spirit) est fait par Jean Marie principalement, l’idée est que l’on démarre avec un état le plus proche possible de la réalité de l’organisation de l’entreprise. L’un des enseignements à postériori de cette phase est que l’on doit accorder du temps à cette étape. En effet toute évolution une fois que l’on a démarré passe par la gouvernance or le processus est lourd.

La conséquence est qu’une évolution, y compris de la description de la réalité d’un rôle « coûtera » un « tour » de gouvernance c’est-à-dire autour de 15/20 minutes probablement. Une alternative et une bonne idée est de faire dans ces cas de la « gouvernance en dehors de la gouvernance » c’est-à-dire d’utiliser le logiciel pour proposer des évolutions hors réunion. La personne qui se charge de l’encodage doit bien aider dans cette étape et connaître le système. Il n’y rien de plus désagréable en effet que de se retrouver plus tard en réunion, vous devez dire au nom de quel rôle vous vous exprimez et ce rôle n’a pas été « encodé », donc soit vous parlez au nom d’un rôle oublié ou bien vous admettez que vous n’avez le rôle qui vous permet de vous exprimer sur le sujet.

Chacun imagine le niveau de frustration que peut engendrer cette étape. J’ai été personnellement l’un des plus touchés par cela car mes rôles n’avaient pas été clarifiés autant que pour d’autres personnes. Dès lors en réunion deux possibilités s’offraient à moi, soit respecter les règles du jeu et m’abstenir tant que mes rôles n’étaient pas clarifiés, soit m’exprimer quand même en risquant d’induire que le respect des règles du jeu Holacracy est relatif. J’ai choisi la seconde solution, j’avoue qu’elle m’a coûté. Si c’était à refaire je pense que nous choisirions pour l’encodage une personne orientée « service » au sens de « caring » plutôt qu’une personne process. Par ailleurs nous avons mis en place un système de « rattrapage », après l’encodage nous faisons désormais un suivi pendant quelques semaines et ce qui n’est pas encodé peut l’être hors gouvernance. Là encore mon conseil aux managers est de bien faire attention à cette phase, c’est pour eux qu’elle est la plus délicate.

Pour la plupart des personnes qui managent peu ou pas, la clarification des rôles va vite et le gain qu’ils en retirent est assez immédiat. Pour des personnes ayant des rôles nombreux ou plus flous la qualité de la retranscription va influer sur le « confort » lors des premières réunions de triage ou de gouvernance, or il y a suffisamment d’inconfort pour ne pas en rajouter. Et comme c’est pour les managers ou les dirigeants que le système a le plus d’impact c’est important de faire attention à eux.

Un fois cet encodage effectué vous avez un premier résultat qui est une grande satisfaction, votre organisation se dessine comme par magie sur Hola Spirit, les cercles avec leurs rôles sont à l’écran, vous cliquez dessus et rentrez plus profondément dedans, vous naviguez dans les rôles, vous vous interrogez sur les redevabilités d’un rôle, un clic, vous cherchez les différents rôles d’une personnes, un clic, vous recherchez les vôtres, un clic, vous voulez connaître la raison d’être du cercle marketing, un clic. Jamais votre organisation ne vous sera apparue aussi limpide et jamais de façon aussi globale. Et pourtant ce n’est qu’un début, cette photo incroyable va devenir un film, l’image va évoluer tous les jours et cette évolution va se faire sans que le patron ai besoin de dépêcher une détestable armée de consultant en réorganisation. Cette évolution sera prise en main par chaque équipe de façon autonome. C’est celui qui fait qui sait, c’est ceux qui font qui savent!